En af de bedste måder at sikre en flydende kommunikation, styre forventninger og holde dine projekter på rette spor er ved at opretholde en disciplineret rytme med projektstatusrapportering i kombination med regelmæssige projektstatusmøder.

Dette vil ikke kun skabe en auditérbar papirspor for dit projekt og holde dig ansvarlig for projektfremskridt, men det vil også hjælpe dig med at styre interessenters forventninger, tackle svære samtaler proaktivt og opbygge tillid som en strategisk partner.

Her er, hvad du vil lære i dagens indlæg:

• Forstå, hvorfor projektstatusrapportering er vigtig for at holde forventningerne afstemt gennem hele projektet.
• Lære at oprette en solid statusrapport, der opfylder specifikke behov hos dit publikum.
• Blive sikker i at bruge en projektstatusrapport til at drive beslutninger, planlægge kurskorrektioner og holde dine interessenter (og dig selv) ansvarlige gennem hele projektet.
• Lære at afholde et projektstatusmøde med selvtillid og effektivitet.

Rollen af projektstatusrapportering

Lad os starte med at besvare spørgsmålet: Hvad er projektstatusrapportering, og hvorfor er det vigtigt? Hvis dine interessenter kommer til dig og spørger, hvad der foregår med dit projekt, og det bedste svar, du har, er et skuldertræk… så har du et problem!

Her er nogle af de tidlige advarselstegn på, at noget ikke er helt rigtigt: Din klient eller sponsor spørger gentagne gange, hvad der sker, hvorfor de ikke har hørt fra dig, om alt er i orden, eller hvornår projektet bliver færdigt. Disse spørgsmål indikerer ofte, at vi ikke kommunikerer status på vores projekt effektivt.

Jeg har sagt det før, og jeg siger det igen – dårlig kommunikation fører til projektfejl. Hvad der måske vil overraske dig, er antallet af projekter, der stadig mangler effektiv kommunikationsstyring og den resulterende indvirkning på projekter. Uden en gennemtænkt kommunikationsstrategi og værktøjer til opbevaring og regulering af projektinformation kaster mange af os millioner af kroner ud ad vinduet på vores projekter.

Og du ved hvad der ellers sker? En masse stress. Nogle af de kommunikationsproblemer, jeg ofte ser projektledere skulle håndtere, inkluderer:

• Panik – hvor interessenter går i panik over deres projekt og budget.
• Overreaktioner – hvor vi bliver spammet, fanget i møder og råbt ad.
• Dårlig beslutningstagning – hvor mærkelige ting begynder at ske, hvilket gør tingene endnu sværere.

Vi skal have styr på dette… Hvis vi er proaktive omkring dette, kan vi være tre skridt foran, hvad der sker med projektet. Vi kan opretholde:

• Sammenhæng – så alle forstår, hvordan projektet vil forløbe.
• Retning – så alle ved, hvad der er sket, hvad der sker, og hvad der vil ske.
• Kontrol – så intelligente, velovervejede projektbeslutninger bliver taget.
• Glæde – hvor vores interessenter, teams og chefer føler sig velinformerede om, hvor tingene står.

Dokumentation

Men hvis der er én ting, du skal huske fra dette indlæg, så er det dette – rapportering af projektstatus handler ikke om at dokumentere ting. Det er en god start, men det er ikke formålet med en statusrapport. En statusrapport handler ikke om dokumentation.

Frem for alt er formålet med projektstatusrapportering at blive på samme side som din klient eller sponsor og forblive på samme side gennem hele projektet. Husk: vores rolle i projektet er at være kaptajnen på skibet og forsøge at forhindre ubehagelige overraskelser i at ske for ofte.

Fordi det uventede sker. Men vi skal være proaktive for at undgå større katastrofer.

Hvordan man sporer og rapporterer fremskridt

Lad os dykke ned i dokumentationen først. Jeg ved, jeg ved – jeg sagde, at det ikke handler om dokumentation. Men det er der, det starter. Dokumentation er nyttigt for at holde os ærlige. Ved at levere en ugentlig statusrapport holder du dig selv ansvarlig for at holde øje med opdateringer af projektplanen, budgetgennemgange og kontrollere milepæle, risici eller opgaver.

Men dokumentation hjælper os også med at få vigtige emner frem i lyset, opsætte de nødvendige diskussioner og spore, hvordan beslutninger oversættes til indvirkning på vores projekt. Pointen med alt dette er, at vi forsøger at:

• Strømlinje kommunikationsindsatser på tværs af organisationen og vores interessentøkosystem.
• Gøre det lettere at indsamle og sprede information om nøgleelementer i projektet.

Og derefter med den information – muliggøre beslutningstagning. Sikre, at interessenter har al nødvendig information til beslutningstagning. Forstærke nøglebudskaber, handlinger, næste skridt og mål omkring projektet. Og fungere som en registrator af tidligere begivenheder, handlinger og beslutninger, så alle husker, hvad der skete, hvornår og hvorfor.

Så undgå det ikke – at skrive en regelmæssig projektstatusrapport hjælper dig med at gøre dit job bedre.

Indsamling af data

Uanset hvilken form de tager, er projektstatusrapporter understøttet af vores projektledelsesrytme – vores smorgasbord af løbende aktiviteter, der hjælper os med at holde vores projekter på rette spor. Vi dækkede projektledelsesrytmen i en anden indlæg, men kort sagt, vi skal konstant vurdere, planlægge, reagere, forbinde og følge op med vores team og interessenter.

Men så skal vi også fange al den information på en måde, der gør det let at dele og handle på.

Så hvad skal din statusrapport inkludere?

Som minimum bør din statusrapport indeholde:

• Udført arbejde
• Hvad der sker næste gang
• Handlingspunkter
• En opdatering på budget og tidsplan
• Og en opdatering på risici og problemer

Tænk også på at inkludere:

• Projektoversigt og mål
• En executive summery over projektstatus
• En finansiel oversigt – din omkostningsperformance
• Og en fremdriftsoversigt – din tidsplansperformance

Disse tilføjelser gør din statusrapport nyttig ikke kun for dig og din klient eller sponsor, men også for folk uden for projektet, der ønsker at tjekke, hvad der foregår. Du kan også overveje at inkludere en RAG-status eller trafiklyssammendrag for at give et øjebliksbillede af, hvor tingene står med hensyn til projektets omfang, tidsplan og omkostninger.

RAG står for “rød”, “gul”, “grøn” – farverne på trafiksignaler i mange lande. Ideen er, at hvis status er grøn, så er alt systemer i gang, og der er intet at bekymre sig om. For eksempel, hvis vi er på rette spor til at fortsætte med at ramme datoerne i vores plan, kan tidsplansstatus være sat til grøn.

Gul er et advarselstegn. Det indikerer, at noget er i fare. For eksempel kan du bruge gul status for tidsplanen, hvis dine interessenter kun har leveret 80% af det indhold, du forventede. Indholdsmigration kan fortsætte, men hvis de resterende 20% ikke leveres inden for de næste par dage, vil det begynde at skabe forsinkelser.

Og til sidst betyder rød status, at noget er ude af sporet og skal adresseres hurtigt. For eksempel, hvis flere godkendelsesfrister er blevet overskredet og nu blokerer fremskridt, bør tidsplansstatus markeres som rød, hvilket klart indikerer, at der skal handles med det samme for at undgå projektfejl.

Mange projektledere forsøger deres bedste for at holde RAG-status i grøn. Men RAG kan også bruges som en meget direkte måde at markere ting på, hvor din klient eller sponsor eller andre interessenter ikke holder deres del af aftalen. Det er et advarselsskud før en eskalation. Det kommunikerer haster, og tvinger samtalen om højprioritetsrisici og -problemer.

Vi vil gennemgå et eksempel på en statusrapport senere i indlægen, men lad os for nu skifte til nogle principper for god statusrapportering.

Principper for god projektstatusrapportering

Vi har talt om nogle af de ting, som din statusrapport kunne inkludere. Men dette er mere end bare en stilistisk valgmulighed. Det vigtige at huske er, at denne statusrapport har et specifikt publikum – din klient eller sponsor, dine interessenter, dit team og din chef.

Så først skal du tilpasse din statusrapport

 til de personer, der skal læse den. Vi vil sikre, at den indeholder det, de vil se, og er egnet til formålet. For at gøre dette kan du udnytte, hvad du ved om dit publikum og deres præferencer: tænk igennem, hvem der har brug for hvad, hvornår, hvor og hvordan.

Eller hvis du hellere vil undgå at overlade det til tilfældighederne, kan du spørge dem direkte. Du kan stille spørgsmål som:

• Hvad vil du høre om?
• Hvor ofte vil du høre det?
• Skal det være formelt, eller er uformelt fint?
• Hvad er de ting, du er mest bekymret for, som jeg kan adressere i mine rapporter?

Tilpas det derefter – få det til at fungere for dem. Udkast en prøve rapport. Vær ikke bekymret for dataene endnu. Cirkulér derefter dit udkast: fortæl din klient eller sponsor: ‘Hej, dette er hvad jeg vil sende dig’. Og få godkendelse. Spørg dem, om det ser godt ud. Spørg dem, om det opfylder deres behov. Vi har brug for deres accept nu, så det ikke bliver et problem senere.

Men mens du overvejer dit publikum, skal du også tage hensyn til dig selv.

Lad os være realistiske, hvis du skal producere denne statusrapport hver uge, uden undtagelse, så… Kortere og enklere er bedre. Husk, at pointen er at lette og styre en samtale, snarere end at fortælle alle hver eneste detalje. Gør det også hurtigt og nemt at producere – ellers vil du ikke gøre det! Prøv at reducere overflødighed og ekstra information, som ingen virkelig har brug for at vide.

Gør det læsbart – vi ønsker, at det skal lette en samtale, så vi vil bruge farver og formatering for at gøre det let at scanne – UX og design betyder noget! Og tænk over, hvordan du kan destillere information, så folk ikke behøver at regne det ud selv og risikere at fortolke informationen forkert.

Fokusér på at give klarhed – husk, vi forsøger at blive enige og forblive enige, så vær entydig og enkel. Stræb efter at besvare spørgsmålet “Så hvad?” – vær meget klar på virkningen. Og selvfølgelig skal du sørge for, at det er præcist og rettidigt. Rapporten er ikke nyttig, hvis oplysningerne i den er forkerte eller forsinkede.

Hvordan man bruger en projektstatusrapport

Så du har landet på et godt format for din statusrapport. Hvad nu? Hvordan kan vi bruge vores statusrapport til mere end bare dokumentation?

Del den med andre

Selvfølgelig skal vi dele denne statusrapport rundt. Normalt ville vi gøre dette i en e-mail til vores klient eller sponsor, der…

• Er kort, sød og simpel,
• Giver en kort oversigt over status samt de vigtigste højdepunkter,
• Klargør virkningen af den status,
• Ikke skjuler noget,
• Og er klar om de næste skridt.

Pointen er at give konteksten og fortællingen omkring projektstatus, ikke bare at kaste data over hegnet. Så i stedet for blot at sende en besked, der siger, “Vedhæftet finder du denne uges statusrapport”, skal du gøre din besked nyttig i sig selv.

Her er, hvordan det kunne se ud… Først åbner vi med en konsistent emnelinje. Dette vil hjælpe din klient eller sponsor med let at finde enhver statusrapporte-mail, du har sendt dem. For dette eksempel er vores emne simpelthen – Projektstatusopdatering – 19. oktober. Og så udformer vi vores besked som noget som dette:

“Hej Rebecca, Vedhæftet finder du denne uges statusrapport og en oversigt over ting, vi skal diskutere nedenfor. Som vi har talt om, er vores fremskridt blevet forsinket, så vores nye mål for go-live dato er 24. november.”

Det er vores nøgleinformation – vores store takeaway, som vi vil have, at vores klient eller interessent skal være meget opmærksom på. Lad os nu dykke ned i resumeet: Tidsplanen er vist i rød. Ved siden af har vi beskrevet hvorfor: “Forsinket feedback til v5 kopiændringer påvirker go-live datoen.”

Budgettet er vist i grøn. Og vi tilføjer detaljen, at tredjepartsaktiver var dyrere end forventet, men det overordnede budget forbliver sundt. Omfanget er vist som gult, med en note der siger “Afhængig af feedbacken fra v5 af kopien – kan en ændringsanmodning være nødvendig for yderligere arbejde.”

Så som du kan se, er det ikke noget fancy. Det er kort og præcist, det fremhæver nøgleinformationer fra din statusrapport, det undgår ikke klarhed og virkning, og det åbner en mulighed for dialog.

Afhold et ugentligt statusmøde

Du vil bemærke i vores eksempel, at vi har et projektstatusmøde senere på dagen. Dette er vigtigt. Det er kombinationen af en statusrapport og en samtale, der får denne proces til at fungere – dokumentet **og** den kommunikation, det udløser.

At tage sig tid til at gennemgå og dokumentere de grundlæggende oplysninger om dit projekt på ugentlig basis vil altid betale sig. Det er en chance for at styre forventninger med din klient eller sponsor gennem dialog og tale om implikationerne af ting som om du vil gå over budget eller er bagud på projektplanen. Jo før du deler disse detaljer, jo bedre!

Og det vil også hjælpe med at styrke dit forhold til dine interessenter. Ved regelmæssigt at engagere sig i gennemsigtige og proaktive samtaler med dine interessenter, vil du fortsætte med at opbygge den slags tillid, der vil hjælpe dig gennem svære samtaler i fremtiden. Ideelt set er dette et ugentligt møde, der gentager sig gennem hele projektet.

Du vil sætte dette op så tidligt i projektet som muligt, og holde den tid reserveret med din klient eller sponsor. Forsøg at gøre det til en hellig tid – et ritual. Du kan også overveje at planlægge det midt i ugen, så der er en chance for straks at handle på noget, der måtte kræve handling.

Men hvordan skal det møde se ud?

Strukturelt kan det bare følge formatet af dit statusrapportdokument. Forskellen her er tone og tovejskommunikation. I forhold til tonen skal du være ærlig: dække hvor budget/tidsplan/omfang er, årsagerne til det, og hvad implikationerne er. Del derefter, hvad der blev gjort i løbet af den sidste uge, og hvorfor det er vigtigt for, hvad der vil ske i næste uge og fremover.

Brug denne kontekst til derefter at bede om, hvad du har brug for fra deres interessenter. Og så diskutere, hvad der bekymrer dig. Gå igennem din RAID-log – din liste over risici, antagelser, problemer og afhængigheder, og, hvis nødvendigt, tal om, hvordan vi skal pivotere.

Gennem det hele er det vigtigt, at vi er forsigtige med det sprog, vi bruger. Vær krystalklar på ‘så hvad?’. Vores interessenter skal forstå realiteten af projektstatus, hastigheden af handlingspunkter og virkningen af beslutninger.

Her er et eksempel, der er fyldt med klare virkninger. Vi har sagt:

“Hvis du vil fortsætte med det ekstra omfang, skal vi udstede en ændringsanmodning på 25k og justere tidslinjen. Det vil forlænge projektet med 3 uger med go-live i stedet den 1. oktober.”

Her er en om den risikofyldte tidsplan. Vi har sagt:

“Vi har brug for, at du leverer den endelige kopi af alle 10 sider i Om-sektionen inden kl. 16 på fredag, hvis vi vil holde projektet på tidsplanen. Enhver forsinkelse vil betyde justering af go-live datoen.”

Vi ønsker at være superklare! Hvad sker der? Hvad er virkningen?

Her er endnu en. Vi har sagt:

“På grund af de problemer, vi har afdækket med integrationen af API’en, forventer vi, at der vil kræves yderligere 2 ugers arbejde. Vi kan indhente tiden ved at tilføje en udvikler, men jeg skal bruge din skriftlige godkendelse til at trække 16k fra beredskabsfonden inden forretningsafslutning på tirsdag.”

Vi kvantificerer virkningen, og vi er meget klare.

Til sidst, glem ikke at have det lidt sjovt med dine statusmøder. Brug tiden til at indhente ikke-arbejdsrelaterede ting. Vi glemmer ofte at interagere på et menneskeligt niveau, når vi er dybt inde i detaljerne i arbejdet. Hvis du gør plads til det i steder som et statusmøde, vil det komme naturligt i andre indstillinger, og du vil have det sjovere.

Så lav en statusrapport, planlæg et ugentligt møde, og hold styr på din statusrapporteringskadence. Brug det som et værktøj til at være proaktiv i dine projektkommunikationer. Og brug det til at styrke dine relationer med dine klienter eller sponsorer.

Bliv på samme side, forbliv på samme side.

Okay, jeg lovede at give dig en dybere gennemgang af, hvordan din projektstatusrapport kunne se ud, så lad os hoppe over til det andet studie og gennemgå nogle eksempler.

Her er en one-pager version.

Den er ret destilleret. Projektoplysninger + dato. Eksekutiv oversigt – inkluderer RAG for tidsplan, budget og omfang – dette er en nem måde at overflade og diskutere risici, tidsplan, budget lige i begyndelsen af samtalen. Fremdriftsoversigt – giver klarhed om, hvad der sker. Handlingspunkter – giver klarhed om, hvad vi skal gøre for at holde os på sporet.

Og her er en 3-siders version – vi har inkluderet en finansiel oversigt, en tidslinjeoversigt og en RAID-log. Vores mål med statusrapporten er at gøre den så enkel og klar som muligt. Vi ønsker, at vores klienter eller sponsorer skal kunne trække de vigtige detaljer ud så let som muligt.

Opsummering

Lad os lave en hurtig opsummering af, hvad du lige har lært.

Du har nu en solid forståelse af, hvorfor projektstatusrapportering er vigtig for at holde forventningerne afstemt gennem hele dit projekt. Det holder dig ansvarlig, opbygger tillid og fremmer effektivt samarbejde.

Du har også lært, hvordan man laver en solid statusrapport, der opfylder specifikke behov hos dit publikum. Det er et dokument, der udløser de rigtige samtaler og beslutninger. Du er nu klar til at bruge din projektstatusrapport med selvtillid og effektivitet gennem hele dit projekt. Og du har lært, hvordan man afholder et projektstatusmøde, der er ærligt, informativt og sjovt.