I andre indlæg har vi talt meget om de tekniske færdigheder, vi har brug for til at igangsætte og planlægge projekter. I dagens indlæg vil vi tale om nogle af de mere nuancerede færdigheder, vi skal bruge for at holde vores projekt på rette kurs mod dets mål.

Hvordan vi styrer projekter gennem bygge- eller eksekveringsfaserne er kritisk – disse er typisk de længste faser i ethvert projekt – det er den daglige trummerum af projektledelse. Det er her, vores rolle som projektledere skifter til at overvåge og styre vores teams, der leverer arbejdet – kontrol af projektet for at holde det inden for budgettet, på tidsplan og levere det aftalte.

Men det er også her, de fleste udfordringer opstår – det er i denne del af et projekt, at de har størst sandsynlighed for at fejle. Så vi vil tale om, hvordan vi kan styre og anvende kontroller for at forhindre, at projekter går af sporet.

Ved slutningen af dette indlæg bør du forstå grundlæggende principper for at styre og kontrollere et projekt på daglig basis. Vi vil også tale om, hvordan dine daglige handlinger passer ind i det større billede af at levere dit digitale projekt.

Her er hvad du bør lære i dette indlæg:

• Du vil lære, hvordan du vurderer status for dit projekt med den rette kadence.
• Du vil lære, hvordan du planlægger og omplanlægger proaktivt gennem hele dit projekt.
• Du vil få nogle tips til, hvordan du reagerer, når tingene går galt.
• Du vil opbygge nogle strategier for ikke at miste overblikket.
• Og du vil lære, hvordan du følger op med dit team på deres opgaver produktivt.

Projektlederens rytme

Så projektet er endelig i gang, men hvad nu? Hvad præcis skal vi gøre?

Vores rolle skifter nu til styring – styring af projektplanen, opgaver, rapportering om status, planlægning og omplanlægning, motivering af vores teams – styring af kommunikation, kvalitet, levering og håndtering af projektudfordringer. Så hvordan holder vi et projekt på sporet og forhindrer det i at gå af sporet?

Vi vil tale om fem aktiviteter, vi kan gøre for at holde vores projekter på sporet – vurdering, planlægning, reaktion, forbindelse og opfølgning med vores team og interessenter. Jeg kalder det projektledelsens rytme.

Først op er vurdering.

For at holde tingene på sporet, skal vi vide, hvor de er. Vi skal sikre os, at det, der tilsyneladende sker på projektets overflade, faktisk er det, der sker nedenunder.

For at gøre dette har vi brug for data. Vi skal sammenligne vores plan med projektdataene, så vi kan vurdere, om tingene er ordentligt på sporet. For at få disse projektdata skal vi tale med vores team, analysere data fra vores værktøjer, og derefter samle og bearbejde dataene og prøve at forstå det hele.

Hvis vi ved, hvor alt befinder sig, har vi en meget bedre chance for hurtigt at kunne rette kursen, hvis tingene ikke går som planlagt. At vide, hvor tingene er, gør det muligt for os at justere undervejs, forsigtigt styre alt i den rigtige retning, justere vores team og tilpasse os, når tingene går af kurs, snarere end at skulle håndtere en stor krise senere i projektet.

Hvad skal du spore?

Disse specifikke målepunkter kan variere fra organisation til organisation, men grundlæggende handler din projektsundhed om din tredobbelte begrænsning – omfang, omkostninger og tidsplan – og eventuelle risici eller problemer, der truer med at påvirke balancen af disse begrænsninger (eller allerede gør det!)

Hvis du ikke har specifikke sporingskrav allerede, kan det være et godt sted at starte at spore:

• Omfang og værdi – producerer projektet den forventede værdi på det forventede kvalitetsniveau?
• Omkostninger – hvor godt styrer dit projekt de tildelte ressourcer, og er der nok brændstof i tanken til at afslutte?
• Tidsplan – hvor godt holder dit projekt sig til tidsplanen eller den planlagte kadence? Vil projektet stadig blive leveret til tiden?
• Risici – hvilke interne og eksterne variabler kan negativt påvirke dit projekt, og hvor sandsynligt er det, at de sker?

Lad os tage et dybere kig på hver af disse og hvordan du måske måler og sporer dem.

Omfang og værdi

Omfang og værdi – eller hvad der nogle gange kaldes kvalitet eller fremdrift – er et mål for, hvor effektivt projektets output til dato bidrager (eller vil bidrage) til projektets mål.

Dette kan variere fra at være noget anekdotisk og subjektivt til noget, der stræber efter at være matematisk præcist, men under alle omstændigheder handler det om værdien af det, dit projekt har produceret indtil videre. I en uformel tilgang kan dette bare være et mål for, hvor mange leverancer der har opfyldt acceptkriterierne, er blevet testet og accepteret af din klient eller sponsor.

Hvis du har leveret mockups eller prototyper eller stilark eller hvad din leverance var, og det er blevet godkendt, kan det være en indikator på, at projektet er på rette vej til at levere sin værdi, selvom du er over budget eller bagud i tidsplanen. Hvis der er behov for genarbejde enten på grund af kvalitetsproblemer under udviklingen eller mangel på klarhed i kravene, vil det sandsynligvis kræve justeringer af planen.

En mere formel måde at beregne dette på ville være at bruge en Earned Value Management-tilgang. Dette fortjener sandsynligvis en hel separat indlæg i sig selv, men kort sagt er det en metode, der forsøger at beregne den teoretiske markedsværdi af det, der er blevet produceret indtil videre, hvis projektet skulle afbrydes i dag, og vi skulle sælge, hvad vi har bygget indtil videre for at inddrive omkostningerne.

I nogle tilfælde er dette værdianslag ikke teoretisk overhovedet. Hvis du kører et agilt projekt, der laver offentlige udgivelser efter hver sprint eller programinkrement, kan du måske måle den faktiske værdi af leverancerne ved at spore ting som salg, engagement, kundetilfredshedsscorer, opkaldsvolumen i kundeservice eller hvad end din projekts metric er for påvirkning.

Bundlinjen

Bundlinjen er, at værdi handler om at spore, om projektet leverer den forventede kvalitet for at nå sine mål. Hvis det ikke gør det, har projektet sandsynligvis ikke fuld sundhed, det leverer sandsynligvis ikke på sine mål, og noget skal ændres.

Omkostningspræstation

Omkostningspræstation er et mål for, om projektets brug af ressourcer er som forventet, og om der er nok ressourcer tilbage til at fuldføre projektet. Hvis du arbejder i en agentur- eller kundeservicesammenhæng, måles dette ofte i dollars eller kumulative timer. For interne projekter kan det måles i dage eller uger pr. teammedlem og eksterne omkostninger.

I alle tilfælde handler det om at vurdere, om du vil have nok brændstof i tanken til at nå din destination – og beslutte, hvad du skal gøre, hvis du ikke har det! Lad os sige, at din projektplan antager, at UX/UI-teamet vil kunne arbejde selvstændigt, men i virkeligheden har de brug for at konsultere Dev-Test-teamet mere regelmæssigt end forventet.

Som følge heraf er din forbrugs- eller brændhastighed nu højere end forventet, og din estimat for at fuldføre projektet fra dette punkt kan begynde at overskride dit budget. For at rette kursen skal du sandsynligvis omlægge senere aktiviteter eller genforhandle projektbudgettet for at kompensere for overskridelsen, selvom du teknisk set leverer bedre værdi og stadig er på tidsplan.

Tidsplanens præstation

Tidsplanens præstation er en indikator for, hvor sandsynligt det er, at projektet vil blive afsluttet til tiden, mens det rammer alle sine milepæle undervejs. Uformelt kan dette bare være et mål for, om teamet føler, at de er på sporet for at levere tingene på de forventede datoer, og tendensen om, hvorvidt tingene generelt er sket til tiden baseret på projektplanen.

Mere formelt kan dette tage form af et burndown-diagram, der viser, hvornår projektet vil  være færdigt baseret på den aktuelle fremskridtshastighed. Det er sandt, at nogle gange kan projektdeadlines virke lidt tilfældige, men i virkeligheden er det ofte vigtigt at overholde tidsplanen for forretningsplanlægning.

For eksempel kan teammedlemmer være nødt til at overgå til et andet projekt, når dit projekt afsluttes. Eller måske er dit projekts output nødvendigt for at bringe et produkt på markedet før konkurrenterne. Eller en milepæl kan repræsentere et vindue for en påkrævet compliance-gennemgang, der, hvis det mislykkes, ikke kommer igen i 3 måneder…

I alle tilfælde, hvis din vurdering viser, at tingene sandsynligvis begynder at blive forsinket, er det noget at rette op på, selvom teamet stadig leverer høj kvalitet inden for deres tildelte budget.

Risici

Separate fra omfang, omkostninger og tidsplan er det værd at vurdere risici løbende gennem dit projekt. Vi dækker risikostyring i andre indlæg, men i en nøddeskal er risici ting, der kan ske, men endnu ikke er sket.

Eller, for at være mere specifik, er det ting, der kunne have en materiel indvirkning på dit projekt, hvis de sker, og derfor er det ting, du og dit team skal anerkende og planlægge for. Det er derfor, det er værd at vurdere risiko regelmæssigt gennem dit projekt. Hvis du pludselig bemærker en stigning i høj-severitetsrisici, der ville påvirke dit projekt negativt, er det sandsynligvis en god idé at gennemgå med teamet og foretage en dybere vurdering for at planlægge for den risiko.

Planlægning af projektet

Efterhånden som projektet skrider frem, forsøger vi kontinuerligt at forbedre projektets bane – kursen på vores skib. Vi skal løbende finjustere den rute, vi skal tage, de opgaver, vi skal prioritere, og de ressourcer, vi skal bruge til at levere. Vi skal kigge i vores krystalkugle og prøve at se, hvor tingene går hen, før vores team når dertil.

Det er vores job at være tre skridt foran, så vi kan tilpasse os uden, at nogen bemærker noget større er ændret. Vi vil give teamet mulighed for at fokusere på at eksekvere. Du tænker måske – vent lidt, men vi lavede en projektplan, kan vi ikke bare følge den? Ja, men projektplanlægning er en løbende aktivitet. Planlægningen stopper aldrig.

Dag for dag skal vi proaktivt planlægge. Vi skal styre vores teams opgaver, sikre os, at de ved præcis, hvad de skal gøre – at de er korrekt briefet – at de ved, hvornår det skal være færdigt – at de ved, hvordan deres arbejde fodrer ind i alles andres arbejde – og at der ikke er nogen blokeringer, der forhindrer dem i at gøre, hvad de skal gøre. For at gøre dette kræver det meget planlægning!

Så vær ikke bange for at lave justeringer af din plan hver dag. Intet for dramatisk: hvis planen zigzagger for meget, vil teamet begynde at miste troen på din ledelse. Tænk på dem som kurskorrigeringer eller skub på rattet for at holde rettet mod din destination.

Reagere undervejs i projektet

Uundgåeligt vil ting påvirke projektet undervejs. Når det sker, skal vi reagere passende og foretage justeringer. Der er normalt to ting, vi skal reagere på – ting, der går galt, og ting, der ændrer sig.

Når ting går galt, og der er et problem, skal vi vurdere, om problemet er en del af et større problem eller blot et enkeltstående problem? Hvis det er et tilbagevendende problem, skal vi spørge, hvorfor dette fortsætter med at ske. Vi skal beslutte, hvilken del af problemet, hvis nogen, der skal kommunikeres til klienten, sponsoren eller vores interessenter.

Og vigtigst af alt, hvad der skal gøres for at holde momentum i gang og arbejdet fremad. Den anden ting, vi skal reagere på, er ting, der ændrer sig. Dette vil altid ske, når et projekt udfolder sig. Interessenter vil beslutte, at de vil tilføje noget nyt, eller vi finder ud af, at vi fik noget forkert, eller at der er en bedre løsning end den, vi tidligere anbefalede.

Disse nye udviklinger er ikke altid dårlige, men igen, vi skal håndtere dem hurtigt og robust. Vi skal sikre os, at de ikke bliver glemt eller fejet ind under gulvtæppet. Når ting ændrer sig, skal vi vurdere påvirkningen, finde de mulige muligheder og derefter bede klienten eller sponsoren om at træffe en beslutning om, hvilken ændring de vil gennemføre. Nøglen til at håndtere dem godt er at reagere hurtigt for at få en hurtig løsning.

Forbinde

En måde vi kan holde vores projekter kørende glat på, er at forbinde de punkter, hvor de ikke er forbundet. Dette går tilbage til os, der er limen, der binder tingene sammen. Du vil ofte finde på dit projekt, at der vil være to grupper, mennesker eller problemer, der burde være forbundet, men af en eller anden mærkelig grund – de er det ikke.

Vi skal spotte disse huller og begynde at lime dem sammen, så information deles, og forståelsen er på linje. Det er vores job at se det store billede og prøve at hjælpe alle andre med at se det også. Kommunikationssammenbruddene, du skal håndtere, kan ofte virke latterlige. De kunne så let løses af de involverede, hvis de bare talte med hinanden.

Så ofte kan folk dog blive territoriale eller blot være fokuseret på deres eget område. Så det er vores job at se det store billede, spotte hullerne og prøve at finde en måde at lime tingene sammen, så der er sammenhæng i teamet og planen.

Opfølgning

Vi skal også sørge for, at vi følger op med vores team. Vi kan ikke antage, at vores team vil huske hver anmodning eller kloge stykke råd, vi giver dem!

Det betyder, at hver dag skal vi uddele mange venlige påmindelser som “hey, undskyld at være en plage, men har du nået X endnu?” eller “stadig god til at levere Y i slutningen af ugen?” At gøre dette vil give dig lidt ro i sindet, at folk er på sporet, men også hjælpe dig med at få en hurtig pulsmåling på, hvordan tingene går. Det er ofte under disse hurtige check-ins, at du opdager, at noget ikke går helt efter planen.

Folk kan hade dig for det og beskylde dig for at plage, men det er bedre end blot at håbe på det bedste og lade tingene glide. Det er bedre at være overforsigtig på dette område og irritere folk, end ikke at holde styr på tingene.

Vi skal også tænke på opfølgning med vores interessenter. Dels er dette enkle opdateringer om projektstatus, hvad der sker, hvad der vil ske, og eventuelle problemer. Men også, opfølgningen skal være ligesom, hvordan vi gør det med vores team.

Det er de venlige påmindelser om tidslinjen, “Hej fru eksekutiv sponsor, jeg er sikker på, at du har dette under kontrol allerede, men jeg ville bare tjekke, at du stadig er okay med at skaffe os de produktbilleder inden fredag?” Deres svar vil næsten altid være – “ah ja, jeg glemte det – jeg tror ikke, jeg kan, hvad med den følgende mandag?”

Så, opfølgninger med interessenter vil næsten altid kræve mere vurdering, planlægning og opfølgning med teamet! Så udsæt ikke disse check-ins med dine interessenter. Jeg finder en hurtig 5-minutters “god morgen” opkald i begyndelsen af dagen er en god måde at få din nøgle projektkontakt til at føle sig værdsat og få dem fokuseret på, hvad du har brug for, at de fokuserer på i begyndelsen af deres dag.

Det kan virke overdrevet eller som om du overtræder grænserne – og brug selvfølgelig din egen dømmekraft for at finde den rigtige kadence – men det kan være en god måde at opbygge tillid med den person, så du bliver set som en strategisk partner, ikke bare en plageånd.

Så vi styrer projekterne i dagligdagen ved at vurdere projektstatus, planlægge proaktivt, reagere passende, forbinde teamet og følge op med teamet og vores interessenter. Hvis du nogensinde tror, at du ikke har noget at lave, så vend tilbage til denne liste – der vil altid være noget, du kunne gøre mere af! Og det er alle vigtige ting at gøre hele tiden – fokuser ikke kun på én ting på bekostning af noget andet. Dette handler om balance!

Opsummering

Dette indlæg handlede om den daglige rytme af projektledelse: de ting, du skal tænke på og gøre, når dit projekt kører. Du skulle nu vide, hvordan du sporer og vurderer dit projekts sundhed og dets chancer for at blive leveret til tiden, inden for budgettet og med det aftalte omfang. Du forstår nu også værdien af at have en planlægningsmentalitet gennem hele dit projekt for at lave nyttige optimeringer og kurskorrigeringer til din projektlevering.

Du lærte, hvordan du reagerer, når tingene går galt på dit projekt. Vi dækkede, hvordan du som projektleder kan holde det store billede i tankerne og forbinde prikkerne for dit team. Og du lærte nogle få tips og taktikker til at følge op på opgaver og give blide påmindelser til vores team og vores interessenter.