Velkommen til vores indlæg om projektbriefing.

Projekter er sjove, men også udfordrende, især når det handler om at overføre projektvisionen, tilgangen, målene og succeskriterierne til de andre involverede parter, så de kan begynde at bidrage effektivt.

Man kunne bare sende al dokumentation videre til dem, men det kan indeholde flere detaljer end nødvendigt og skabe forvirring i stedet for klarhed. Man kunne også give små opgaver, der er lette at udføre, men det kan skjule det større billede, som ville hjælpe dem med at finde de bedste måder at udføre opgaven på og forstå, hvordan den passer ind i det større billede. Derfor er briefing vigtigt.

Her er, hvad du vil lære i dagens indlæg:

– Hvorfor briefinger er vigtige for dit projekt og den måde, du styrer det på.

– Hvordan du bruger forskellige typer briefinger i din projektledelsespraksis.

– Vi vil også dykke ned i forskellige typer briefinger og hvilke situationer, de er bedst egnet til.

– Og til sidst får du en trin-for-trin vejledning i, hvordan man laver en god projektbriefing.

Hvordan man får godt arbejde udført

Lige efter projektstart skal vi begynde at gøre ting! Efter kick-off mødet kan det være let at antage, at alle ved, hvad de skal gøre, og at de vil gøre det rigtigt af sig selv. Men det sker sjældent. Selv når vi tror, vi har fortalt teamet præcis, hvad de skal gøre, kommer de ofte tilbage med noget andet, end vi forventede.

Hvorfor sker det? Vores teams kan virke som om de forstår, hvad vi beder dem om, men når vi tjekker deres arbejde, er det ofte ikke færdigt, ikke gjort korrekt, eller noget helt andet end det oprindelige ønske.

Dette er en af de mest almindelige klager fra projektledere: at folk ikke producerer det arbejde, de skal. Og når teams ikke leverer, hvad de skal, begynder tidsplanen at skride, projektet går over budget, interessenter bliver sure, folk arbejder sent, og alle bliver stressede.

Men vi må spørge os selv: ved de virkelig, hvad de skal gøre? Leder vi dem til succes? Jeg finder det nyttigt at huske, at alle er potentielle vindere. Nogle folk er forklædt som tabere. Lad dig ikke narre af deres ydre fremtoning.

En projektleders rolle er travl, og vi kan ofte føle, at vi kæmper for at holde hovedet oven vande. Med mange samtaler på Slack, notifikationer, og en fyldt indbakke, kan vi nemt blive lemfældige med teambriefinger. Og så bliver vi overraskede, når de ikke gjorde, hvad vi ønskede.

Faktum er, at de ikke fik det rigtigt, fordi vi aldrig faktisk fortalte dem ordentligt, hvad der var nødvendigt. Ja, vi kan have kopieret dem på en e-mail, tildelt dem en opgave, eller nævnt dem i Slack, men det er ikke en ordentlig briefing.

Det er en falsk økonomi at tro, at man sparer tid og budget ved at halvgøre sine briefinger. Vores teams skal vide, hvad der forventes af dem. Og for at gøre det, har de brug for krystalklare briefinger, der giver passende baggrundsinformation og klart sætter forventninger. Sandheden er, at briefing ordentligt tager tid. Men det sparer meget tid og stress senere.

Ordentlig briefing handler fundamentalt om at blive forstået. Det handler om at give folk den bedste chance for at give dig og projektet, hvad der er nødvendigt. Vi kan fejlagtigt antage, at alle kender detaljerne, som vi gør, og at alle kan se det store billede, som vi kan. Men det kan de som regel ikke, så vi må gøre en ekstra indsats for at give dem al den information, vi kan. Vi skal sætte dem op til succes bedst muligt.

Forsøg at skrive dine briefinger, som om personen, der skal udføre arbejdet, ikke har nogen baggrund om projektet overhovedet. Inkluder alle links til yderligere information. Skriv dine briefinger, som om du skrev dem til en semilitterær puddelhund. Forsøg at gøre dem så idiotsikre som muligt, og du vil finde, at du begynder at inkludere mange ekstra detaljer, som folk finder utroligt nyttige i at udføre det rigtige arbejde.

Husk, at for at kommunikation fungerer godt, skal det være en dialog, ikke en envejsbesked. Det samme gælder for klar briefing. Gør det én gang, og gør det rigtigt. Dit team vil elske dig for det. Så begynd at skrive ordentlige briefinger, og du vil opdage, at folk begynder at gøre arbejdet rigtigt første gang.

Typer af briefinger

En måde at fremskynde processen med at skrive briefinger på er at bruge skabeloner. Om disse skabeloner er noget, du kopierer og indsætter i dit projektledelsesværktøj, eller sender i en e-mail, betyder ikke så meget. Det, der betyder noget, er, at du begynder at være mere konsekvent med den information, du giver. Ved at være konsekvent vil det være hurtigere for dig at skrive, og teamet vil lære, hvor de hurtigt kan finde den information, de har brug for.

Typisk har jeg fundet fire typer briefinger, der fungerer godt for de fleste projektsituationer. De fire briefing skabeloner, vi har inkluderet i dette indlæg, er designet til brug i en typisk agenturprojektarbejdsgang, men du kan tilpasse dem, som du vil. I essensen er de instruktioner til, hvordan arbejdet skal udføres, med varierende niveauer af specificitet og detaljeringsgrad.

Forskellige briefinger har forskellige anvendelser, så vi vil gennemgå hver af dem. På skærmen og i vores håndout til dette indlæg har vi kortlagt forskellige typer briefinger som en pyramide. Når vi går op ad pyramiden, bliver de mere specifikke og hurtigere at producere.

Fra bunden:

– Projektbriefinger er grundlæggende og til generel projektjustering.

– Kreative briefinger er til projekter, der kræver konceptudvikling eller idegenerering.

– Handlingsbriefinger er til briefing af veldefinerede opgaver: user storyr i udvikling, ændringer til et eksisterende design, en tekstændring eller en linkændring.

Lad os dykke ned i hver af disse briefinger i lidt mere detalje.

Projektbriefingen

Først er der projektbriefingen. En output fra projektkonceptet eller initieringsfasen bør være en projektbriefing. Tidligt i projektet kan projektbriefingen kun indeholde detaljer om kundens eller sponsorens anmodning. Men det er ofte et levende dokument, der opdateres, efterhånden som flere detaljer afdækkes i løbet af projektets opdagelsesproces og derefter.

Under alle omstændigheder er projektbriefingen beregnet til at give en klar forståelse for både vores teams og vores interessenter om, hvad vi forsøger at opnå, og hvordan vi vil opnå det. Uden at forstå projektbriefingen er det meget vanskeligt at planlægge noget som helst, så vi vil begynde at få svar på disse spørgsmål med det samme.

Her er de fem ting, vi skal være klare på – hvorfor, hvad, hvornår, hvordan og hvem. Vi skal forstå hvorfor vi laver dette projekt i første omgang. Hvad er pointen? Hvad håber vi at opnå, og hvad vil det betyde, hvis vi opnår det?

Vi skal forstå den opfattede værdi og forventede afkast for alle involverede parter. Og vi skal forstå hvad. Hvad er de aktiviteter, der er nødvendige for at skabe de output og leverancer, der vil opnå projektets mål?

Vi skal forstå hvornår. Vi har brug for at kende tidslinjen for projektet. Vi skal forstå vigtige deadlines, afhængigheder eller milepæle, vi skal ramme for at nå vores mål.

Det er vigtigt, at vi kender datoernes betydning. Ofte kan deadlines sættes vilkårligt, så det kan være virkelig nyttigt at vide, om de bare er opfundne datoer, eller om de er knyttet til en kampagne, vi skal være i sync med. At vide dette vil hjælpe os med at lave en bedre plan.

Og vi skal vide hvordan. Uanset om det er defineret af de involverede organisationer, eller om det bare er en intern præference, før vi laver nogen planlægning, skal vi vide, hvilken slags proces vi skal følge for at producere de nødvendige leverancer eller resultater.

Og selvfølgelig skal vi vide hvem. Vi skal kende alle de involverede spillere i projektet. Vi har allerede talt om at udvikle et RACI-diagram i andre indlæg. Dette er nøglen for os til at forstå, hvem interessenterne er, så vi forstår, hvor komplekst projektets samarbejds- og godkendelsesprocesser bliver.

Og udover disse fem spørgsmål skal vi forstå begrænsningerne – hvad er budgettet, hvor fleksibel kan tidsplanen være mellem nøgle datoer, og hvilke lovgivningsmæssige begrænsninger kan påvirke vores beslutninger? Med disse spørgsmål besvaret kan du begynde at bruge din projektbriefing.

Brug en projektbriefing i starten af et projekt for at få tingene på rette spor. Brug den sammen med de andre briefinger, når du briefinger teamet. Og brug den gennem hele projektet, når tingene ændrer sig. Og ting vil ændre sig, så hold din projektbriefing opdateret. Vi vil gennemgå dette som et virkeligt eksempel om et øjeblik, men først lad os dække de andre briefinger.

Den kreative briefing

Den kreative briefing er fantastisk, når du producerer kreativt arbejde. Brug den, når du har identificeret et resultat, du arbejder hen imod, eller en kundebehov, eller når du bliver bedt om at komme med en stor idé til en reklamekampagne.

I denne kontekst hjælper en kreativ briefing med at finde en løsning, der er placeret præcist mellem forretningsmålene og kundens behov. Vi bruger den til at finde kreative løsninger – til at identificere, hvorfor kunden skal købe dette produkt eller denne tjeneste frem for et alternativ fra konkurrenten.

Denne briefing er lidt mere specifik – vi inkluderer detaljer om…

– Udfordringen

– Målgruppen

– Vores strategiske indsigt

– Vores forslag og grunde til at tro på det

– Den ideelle respons

– Tonen i kommunikationen

– Succeskriterier

– Og begrænsningerne

Udfordringen eller Problemet adresserer spørgsmål som “Hvad er det forretningsproblem, vi forsøger at løse med denne briefing? Forsøger vi at ændre noget? Forsøger vi at få, vækste eller beholde kunder?”

Indsigt om målgruppen deler, hvad vi ved om de mennesker, vi forsøger at appellere til: Hvem er de, og hvad værdsætter de? Dette er, hvor du bør forsøge at bringe målgruppen til live. Forestil dig nogen, du kender, som er som denne person. Tænk på, hvad der virkelig er unikt ved disse mennesker, og forsøg at beskrive det i form af holdninger og adfærd fremfor demografi: Hvordan forholder de sig til dette brand?

Strategiske Indsigter skal artikulere detaljer om, hvorfor vores målgruppe skal bekymre sig. Indsigten skal være nøglen til at forklare deres adfærd eller holdning. Der skal være en meget klar sammenhæng mellem denne indsigt og forslaget, der kommer næste.

Den væsentligste del i midten er Forslaget. Det er den ene nøgleidé for briefingen, hvor du tilbyder målgruppen, hvad de virkelig har brug for. Vi følger det op med Rationale: det vigtigste punkt eller punkter, der retfærdiggør eller understøtter forslaget. Vi beskriver derefter vores forventede Respons – hvad vi ønsker, at kunden eller målgruppen skal gøre, tænke eller føle som et resultat.

Sammen med det bør vi inkludere detaljer om Tonen i kommunikationen: hvis du talte forslaget, hvordan ville det så lyde? Hvordan vil du have, at kunden skal beskrive tonen i din stemme? Vær specifik omkring nuancen for denne briefing – kopier ikke bare brandretningslinjerne. Og Succeskriterier adresserer spørgsmål som “Hvordan ved vi, om det virker? Hvis vi har kommunikeret godt, hvad vil være beviset på det?”

Til sidst skal du sørge for at inkludere de begrænsninger!

Brug den kreative briefing når som helst under et projekt, hvor du laver kreativ konceptudvikling eller udvikler nye idéer. Byg den ved hjælp af indsigt, du har samlet undervejs. Og brug den til at fokusere stor kreativ energi i output, der er solidt forankret i projektmålene og kundens behov.

Handlingsbriefinger

Til sidst, lad os berøre handlingsbriefingen, eller ‘ticket’. Den er fantastisk, når vi har meget specificitet omkring, hvad der skal gøres, og vi bare har brug for noget udført. Vi skal altid bruge disse briefinger sammen med en projektbriefing og sandsynligvis også en håndværksbriefing, men vi skal sørge for, at vi klargør:

– Hvorfor: Hvad er årsagen til anmodningen?

– Handlingen: Hvilken handling eller handlinger skal udføres?

– Obligatorisk: Hvad skal inkluderes?

– Succeskriterier: Hvad er definitionen af færdigt?

– Og begrænsninger som budget, tidslinje og omfang for denne opgave.

Du vil bemærke, at en handlingsbriefing ligner meget en user story, hvilket er fantastisk at bruge, hvis du er i byggefasen af projektet, fordi du bare kan lægge dette i dit projektledelsesværktøj. Men du kan bruge den hvor som helst i dit projekt til at briefe opgaver på en måde, der giver dit team den rette kontekst, begrundelse og krav til at få arbejdet gjort.

Så hvilken briefing du bruger, afhænger af:

– Hvor du er i projektet

– Hvad du prøver at briefe

– Og de output, du håber at få

Men det, der er vigtigt, er, at du starter med den grundlæggende projektbriefing for at sikre, at du skaber overordnet alignment på det større billede og dirigerer formen af alt arbejde mod det større billede.

Så det var mine fire favoritter. Du har måske brug for 10 forskellige typer briefing til forskellige brugsscenarier for det arbejde, du laver, eller måske bare en, så brug disse som udgangspunkt til at trække fra hinanden og blande sammen til de typer projekter, du laver. Du kan også lægge dem i dine projektledelsesværktøjer for at hjælpe dine interessenter med at briefe bedre også!

Det vigtige er, at du bruger briefingprocessen til at være konsekvent, grundig og klar, når du beder dit team om at gøre noget. Giv dem konteksten, gør det til en samtale, og gør alt, hvad du kan, for at sætte dem op til succes. De vil sætte pris på det, og det vil fremtidens dig også.

Lad os gå over til den anden studie og lave en trin-for-trin gennemgang af at lave en projektbriefing.

Okay, så det var projektbriefing. Lad os opsummere, hvad du lige har lært.

Opsummering

Dette indlæg har dækket forskellige typer briefinger og hvordan man bruger briefingprocessen til at sætte dit team op til succes. Du har nu en solid forståelse af, hvorfor briefinger er vigtige for dit projekt og den måde, du styrer det på.

Du har lært briefingprocessen, og hvordan man bruger briefinger i din projektledelsespraksis. Du har også lært om nogle forskellige typer briefinger og hvilke situationer, de er bedst egnet til. Og vi gennemgik en briefing, hvor du lærte at lave en solid projektbriefing for dig selv.

Tak fordi du deltog i dagens indlæg, og vi ses i den næste.