Velkommen til vores indlæg om projektundersøgelse.

En undersøgelsesfase i et projekt kan være en spændende tid fyldt med inspirerende tanker, meningsfuld målsætning og fremadrettede ambitioner. Men hvis vi ikke er forsigtige, kan det også skabe cirkulære samtaler, oppuste forventninger, hæmme fremdrift og nedbryde tilliden til interessenter.

Derfor skal vi i dag gennemgå undersøgelsesprocessen, så du bruger denne fase til at sætte de rette forventninger og undgår at skuffe dine interessenter.

Hvad du vil lære i dette indlæg:

• Hvad undersøgelse er, og nogle principper at følge, når du indhenter krav til digitale projekter.
• Hvordan man planlægger en solid undersøgelsesproces, der engagerer de rette interessenter på det rette tidspunkt.
• Almindelige metoder til indsamling af krav.
• Hvordan man dokumenterer kravene korrekt.

Hvad er projektundersøgelse?

En almindelig årsag til projektsvigt eller utilfredse interessenter er, at de ikke fik det, de troede, de ville få. Ofte er det en kollektiv fejl: interessenter kan have svært ved præcist at definere, hvad de vil have, og som projektteams kan vi være skyldige i ikke at være klare omkring, hvad vi faktisk leverer. I sidste ende kan det betyde tab af tillid eller endda projektannullering.

Projektundersøgelsesfasen er den del af et projekt, hvor du finder ud af den fulde, detaljerede beskrivelse af, hvad din løsning skal gøre for at være succesfuld. Fundamentalt handler det om at indsamle krav og fastlægge detaljerne i den løsning, dit team skal bygge.

Det er her, du udforsker slutbrugerens behov – de problemer, de står overfor i dag, og de muligheder, dit projekt præsenterer for at forbedre deres liv. Det er også her, du afdækker detaljerne i det tekniske økosystem, din løsning skal passe ind i, og hvilke egenskaber systemet skal have for at fungere effektivt.

I nogle projektmetoder sker undersøgelse lige i begyndelsen af projektet, lige efter den formelle projektstart. I disse tilfælde handler undersøgelse også om at etablere tillid og forståelse med interessenterne. I en mere adaptiv tilgang kan du tackle undersøgelse i begyndelsen af hver fase eller iteration.

Hvad undersøgelse ikke er

Det er vigtigt også at nævne, hvad undersøgelse ikke er. undersøgelse handler ikke om at definere løsningen. Når du engagerer dig med interessenter, vil alle have en masse ideer til, hvordan de ville løse problemer, hvilke nye funktioner de har brug for, og hvordan designet skal se ud. Men undersøgelse handler mere om at stille spørgsmål for at forstå motiver og kontekst.

Et nyttigt perspektiv på undersøgelse er gennem Designrådets “Double Diamond” ramme. Double Diamond har fire faser: Discover, Define, Develop, og Deliver. Den første fase, Discover, fokuserer på divergent tænkning, hvor man taler med og tilbringer tid med dem, der er berørt af problemerne.

Når undersøgelse er udført korrekt:

• Alle interessenter føler sig hørt
• Alle interessenter er på linje
• Vigtige forretningsbehov er forstået
• Vigtige brugerbehov er forstået
• Vigtige tekniske behov er forstået
• Nye krav bliver afdækket
• Indledende forventninger bliver håndteret

Principper for undersøgelse

1. Antag ikke løsningen: Ingen kender løsningen endnu. Forsøg at holde teamet og interessenterne fra at antage løsningen.
2. Stræb efter at få det fulde billede: Løsningen vil være multifacetteret. Tal med en bred vifte af interessenter.
3. Repræsentation betyder noget: Find måder at være inkluderende på og vær ikke bange for at få input fra dem, der vil bruge løsningen.
4. Ingen idéer er dårlige: Selvom ikke alle funktioner gør det til den endelige løsning, viser idéer engagement og kan indeholde værdifulde perspektiver.
5. Gør ubehag og konflikt produktiv: Opfordr teamet til at høre alle ud og være opmærksom på interne politikker.
6. Inspirér, men vær realistisk: Administrér forventninger gennem projektledelseslinser. Vi kan gøre alt, men kun med uendelige ressourcer.
7. Sørg for, at teamet får det, de har brug for: Dette er ikke kun en sjov øvelse; det er for at udfylde store huller, så I kan gå videre med selvtillid.

Hvem er ansvarlig for undersøgelse?

Selvom ikke alle projekter har en dedikeret forretningsanalytiker, falder kravsindsamlingen ofte til projektlederen eller andre på teamet. Som projektleder er du ultimativt ansvarlig for at styre og levere omfanget, så du vil sandsynligvis være involveret i at indsamle kravene.

Hvordan planlægger man en solid undersøgelsesfase?

Digital løsninger lever sjældent i et vakuum. undersøgelsesfasen skal derfor dække fire nøgleområder – brugerbehov, tekniske behov, forretningsbehov og konkurrentlandskabet.

Identificer dine interessenter

En af de største fejl i undersøgelse er at overse en vigtig interessentgruppe. Definer sessioner og metoder med teamet. Uddan dine deltagere om hvorfor du gør, hvad du gør, og hvad der forventes af dem.

Metoder til at indsamle krav

Der er mange måder at indhente krav på, og det er værd at diskutere med dit team for at vælge de mest passende metoder. I forretningsanalyseverdenen er der et huskeråd kaldet DIPOFRIBS, som hjælper med at huske de vigtigste metoder.

1. Dokumentanalyse: God dokumentation kan være en guldmine. Den kan være mere præcis end at afhøre en bruger og mere omkostningseffektiv.
2. Interviews: En-til-en spørgsmål og svar-sessioner med interessenter. Inkluder både demografiske spørgsmål og opgavebaserede aktiviteter.
3. Prototyping: Lav hypotetiske dele af løsningen for at få en fornemmelse af brugeroplevelsen. Det kan være alt fra papirprototyper til klikbare wireframes.
4. Observation: Se brugerne i deres naturlige miljø for at forstå deres kontekst og detaljerne i, hvordan de når deres mål.
5. Fokusgrupper: Sessions der drager fordel af dynamikken mellem deltagerne for at fremkalde indsigter gennem diskussioner og reaktioner.
6. Workshops: Gruppemøder med det formål at indhente krav gennem diskussioner, prioritering af krav eller interaktive aktiviteter.
7. Interfaceanalyse: Gennemgå nuværende oplevelser eller arbejdsgange og scor dem på designprincipper.
8. Brainstorming: Samarbejd om idéudvikling og fjern friktion, tilføj fornøjelse eller forbedr lavpunkter i brugerrejsen.
9. Spørgeskemaer: Brug surveys til at generere kvantitative data ved at nå ud til et stort antal deltagere.

Hvordan dokumenterer man kravene

Det er vigtigt at dokumentere kravene på en nyttig måde. Lad os tale om tre almindelige måder: en opdateret projektbrief, et formelt løsningskravdokument og en produktbacklog med user storyr.

Opdateret Projektbrief

For digitale projekter af en vis skala kan det være tilstrækkeligt at bygge videre på den oprindelige projektbrief. Denne har allerede været etableret som sandhedskilde for alle involverede om, hvad vi prøver at opnå. Som undersøgelsen skrider frem, ønsker du måske at udvide denne brief til et mere omfattende dokument, der stadig er kortfattet.

Løsningskravdokument

For større projekter eller projekter, der kræver mere stringens, kan undersøgelsen resultere i et detaljeret kravdokument. Dette dokument definerer og specificerer individuelle krav og testcases for at opfylde disse krav. Hvert krav tildeles typisk en unik identifikator og en funktionel kategori.

Brugshistorier i en produktbacklog

I en mere adaptiv tilgang, såsom Scrum, kan kravene dokumenteres som user storyr i en produktbacklog. En user story beskriver problemet fra slutbrugerens perspektiv uden at foreskrive løsningen og inkluderer acceptkriterier, der definerer, hvornår historien er godkendt.

At lave en sag for undersøgelse

Interessenter kan være tilbageholdende med at investere energi i undersøgelse, da de måske ser det som en ekstra omkostning. Men en klar forståelse af konteksten og baggrunden for projektet vil næsten garantere en bedre løsning. Dette vil skabe et solidt fundament for daglige beslutninger, reducere fejl og misforståelser og fremskynde processen ved at afklare store spørgsmål tidligt.

Hvordan planlægger man en solid undersøgelsesfase?

Digitale løsninger eksisterer sjældent i et vakuum. undersøgelsesfasen skal derfor dække fire nøgleområder – brugerbehov, tekniske behov, forretningsbehov og konkurrentlandskabet.

Brugernes behov

Brugeroplevelsen er generelt kernen i en digital løsning. Det er vigtigt at forstå brugernes mindset – deres værdier, motivationer, følelser, problemer og forventninger – så vi kan tage højde for det i vores løsning.

Tekniske behov

Dette handler om at forstå de tekniske rammer, vi arbejder indenfor, og eventuelle begrænsninger vi skal overholde. Eksempler kan være sikkerhedsniveauer, tilgængelighed og skalerbarhed.

Forretningsbehov

Vi skal sikre, at vi forstår forretningsmålene, hvordan succes ser ud, og hvordan vi kan måle denne succes. Dette dækker også forretningsmålene og hvorfor de er vigtige

Konkurrentlandskabet

Det er også vigtigt at forstå konkurrentlandskabet – hvad gør konkurrenterne, som vi kan lære af, og hvor er der muligheder for os at skille os ud. Selv hvis vi arbejder på en intern løsning, skal vi kende de forventninger, der allerede er sat af lignende løsninger.

Planlægning af undersøgelsesprocessen

1. Identificer dine interessenter: Hvem er de personer, du skal tale med? En af de største fejl i undersøgelse er at overse en vigtig interessentgruppe.
2. Definér dine sessioner og metoder med teamet: Skal du afholde workshops, interviews, undersøgelser eller en kombination af disse? Vi vil dække nogle af disse metoder senere i dette indlæg for at hjælpe dig med at finde den bedste tilgang til dit projekt.
3. Uddan dine deltagere: Informer dine interessenter om, hvorfor du gør, hvad du gør, hvad der forventes af dem, og hvad oplevelsen vil være.
4. Udarbejd en solid agenda: Skab en agenda, der får de svar, du og dit team har brug for, men vær også forberedt på at lade lidt kaos ske – det er ofte her, magien opstår.
5. Forbered materialerne i god tid: Få alle materialer klargjort på forhånd og sørg for, at logistikken er i orden. Det er vigtigt at fremstå organiseret fra starten.
6. Repetér om nødvendigt: Hvis du planlægger at afholde live sessions med interessenter, tøv ikke med at øve dig. En generalprøve kan sikre, at alt forløber glat på dagen.
7. Fastlæg, hvordan kravene skal dokumenteres: Aftal, hvem der tager noter, hvor noterne skal opbevares, og hvordan de bliver omsat til formelle krav.

Spørgsmål at besvare i undersøgelsesfasen

Her er nogle eksempler på spørgsmål, du skal overveje inden for de fire hovedområder: brugerbehov, tekniske behov, forretningsbehov og konkurrentlandskabet.

Brugernes behov

• Hvordan løser brugerne aktuelt problemet, vi forsøger at løse?
• Hvad ved vi om brugernes værdier, mål, motivationer og adfærd? Og hvad ved vi ikke endnu?
• Hvor befinder vores potentielle brugere sig, og hvad taler de om?
• Hvorfor ville en bruger ikke bruge den løsning, vi bygger?
• Hvordan kan vi teste med rigtige brugere for at validere vores løsning – på hvilke stadier, hvor ofte og for hvilke brugsscenarier?

Tekniske behov

• Hvad er de kendte tekniske krav?
• Hvad kan være nogle ukendte tekniske krav, vi stadig skal afdække?
• Hvilke tekniske begrænsninger skal vi arbejde indenfor?
• Hvordan ser det overordnede tekniske landskab ud?
• Hvilket sikkerheds- og privatlivsniveau er nødvendigt? Hvor følsomme er de data, der lagres?
• Hvor kritisk er det, at vores løsning er meget tilgængelig? Hvornår vil den blive tilgået, og hvad er konsekvensen af et nedbrud?
• Hvordan skal vores løsning kunne skaleres?

Forretningsbehov

• Hvad er forretningsmålene for projektet?
• Og hvorfor er disse mål vigtige?
• Hvad vil indikere, at projektet er succesfuldt?
• Hvad vil indikere, at projektet er mislykket?
• Hvad kan vi måle for at bevise, at projektet når vores mål?
• Er projektets succes afhængig af andre projekter?
• Hvad er fordelene og ulemperne ved at implementere dette projekt?

Konkurrenter

• Hvad gør konkurrenterne, som vi ønskede, vi havde gjort først?
• Hvad gør konkurrenterne ikke? Hvad kunne vi gøre bedre? Hvor er der hvidt rum?
• Hvad gør vores mål/projekt lignende konkurrenternes?
• Hvad gør vores mål/projekt anderledes end konkurrenternes?
• Hvad kunne være konsekvensen for konkurrenterne, hvis vi skaber disruption? Hvordan kunne den disruption se ud?

Sammenfatning

Du har nu lært, hvad undersøgelse er, og nogle vejledende principper at følge, når du nærmer dig undersøgelse for dine digitale projekter. Du har lært, hvordan man planlægger en solid undersøgelsesproces, engagerer de rette interessenter og indsamler krav. Og du kender til nogle almindelige måder at dokumentere krav på.